Главная » Как правильно проводить

Как правильно проводить ревизию в магазине продуктов

Как проводится ревизия в магазине?

Как правило, раз в месяц выполняется ревизия в магазине розничной торговли. Обычно выбирается определенный день. Например, это может быть последняя пятница. Рассмотрим далее, как проходит ревизия в магазине.

Документация

Перед тем, как будет выполняться проверка, необходимо приготовить ведомость учета. Все листы в ней должны быть пронумерованы. Желательно, чтобы ревизия в магазине проводилась в присутствии независимого лица. Записи по проверке необходимо вести в двух экземплярах. Это могут делать владелец точки и независимый представитель либо последний с продавцом. Для более точного контроля работник может вести записи отдельно, не в ведомость.

Специфика

Чтобы определить, какой результат должна дать ревизия в магазине, необходимо посчитать приход (поступление продукции). К полученному показателю прибавляется остаток с предыдущей проверки. После этого вычитается расход товара за контрольный период. Если ранее ревизия магазина не выполнялась, тогда из прихода просто вычитается количество проданного товара. Проверка в небольшой точке может продолжаться около 5-6 часов. В этой связи целесообразно начинать ее утром. Некоторые владельцы доверяют проведение проверки работникам. Однако в этом случае продавцы могут скрыть какую-либо информацию.

Плановые мероприятия

Ревизия в магазине может проводиться в несколько этапов. Их количество зависит от размеров точки, объема товара, ассортимента. Перед началом проверки составляется план. При этом учитывается возможность вносить в него коррективы и дополнения по мере выявления нарушений. Если не изменять ход проверочных мероприятий, ревизия в магазине может быть неэффективной. В некоторых случаях план, даже хорошо продуманный, приходится корректировать после выявления некоторых фактов. Вместе с этим дополнение и внесение изменений в ход контрольных мероприятий должны быть обоснованными. Корректировки проводятся до того момента, пока не будут собраны все материалы, необходимые для правильного представления о состоянии дел.

Программа проверки

Она предусматривает время, в течение которого будут выполняться контрольные мероприятия, список основных вопросов и объектов, подлежащих ревизии. В программе могут присутствовать следующие разделы:

  1. Цель.
  2. Вопросы для проверки.
  3. Условия и средства, которые необходимы для выполнения мероприятий.
  4. Место и сроки выполнения.
  5. Субъектный состав.
  6. Формы документирования.

Цель

В этом разделе описываются основные задачи, которые будут решены посредством проверки. Они зависят от масштаба предприятия. Так, например, в крупной точке проверяется состояние складов, соблюдение правил хранения продукции, правильность проведения кассовых операций и так далее. Несколько иные цели преследует ревизия в магазине. Недостача, как правило, является основной причиной начала проверки. Поэтому в небольшой точке внимание акцентируется на соответствие количества проданной продукции объему выручки за нее.

Участники проверки

В зависимости от масштабов магазина к ревизии могут привлекаться различные специалисты. Например, это могут быть технологи, снабженцы, финансисты, бухгалтера. Руководителю проверки необходимо правильно распределить задачи между привлеченными лицами, проследить за полнотой контроля отдельных участков в магазине. Он также организует надлежащее оформление результатов, оказывает практическое содействие участникам. В соответствии с составленной программой определяются возможность и необходимость использовать те или иные ревизионные средства, способы и приемы получения и обработки сведений. Перед началом проверки проводится совещание с лицами, привлеченными к ней.

Ход проверки

В магазине, осуществляющем продажу широкого ассортимента продукции, участники проверки распределяются по отделам. Каждый из них ведет учет и вносит записи в свою ведомость. Обязательно проверяется и состояние склада. Финансисты проводят ревизию по кассам. Они устанавливают отклонения, выявляют несоответствия остатка денежных средств сумме поступлений. Бухгалтеры осуществляют проверку документации предприятия. Они смотрят правильность заполнения, полноту отражения операций, достоверность сведений в журналах.

Все привлеченные лица следуют разработанной программе проверки. Выявленные нарушения документируются в соответствующем акте. После проверки всех отделов составляется ревизионная ведомость. В ней указываются мероприятия, которые были проведены, результаты контроля. Если были выявлены нарушения, руководитель ревизионной комиссии и директор предприятия выявляют виновных лиц. Они могут быть привлечены к дисциплинарной, административной либо уголовной ответственности. Зачастую ревизии проводятся надзорными органами без предупреждения (внепланово). Чтобы у предприятия не возникло никаких проблем с контрольными структурами, целесообразно проводить регулярные внутренние проверки.

Поделиться в соц. сетях

Ревизия в продуктовом магазине. Как провести инвентаризацию с максимальной пользой для бизнеса

14.04. Ревизия в продуктовом магазине – неотъемлемая составляющая деятельности розничного предприятия. Необходимость регулярного пересчета товара определяется не только буквой закона, но и индивидуальными целями, которые ставит перед собой магазин. С одной стороны, инвентаризация проводится в целях актуализации остатков, фиксации финансовых расхождений. С другой стороны, регулярный пересчет – это отличная возможность выявить и минимизировать риски, приводящие к потере товара. Понимая это, все больше и больше розничных предприятий стремятся наладить регулярные ревизии в магазинах с минимальными финансовыми затратами на это мероприятие.

В этой публикации мы расскажем о том, как провести инвентаризацию, не закрывая магазин для покупателей.

Как провести инвентаризацию в продуктовом магазине: метод скользящей инвентаризации

Метод скользящей инвентаризации в продуктовом магазин е (мини-ревизии) предполагает проведение пересчета товара по отдельным товарным группам по заранее спланированному графику. Так, шаг за шагом, скользящая инвентаризация охватывает весь магазин. Частичный пересчет позволяет ограничить доступ покупателей к товару на короткое время и только к незначительной части ассортимента, с минимальными потерями прибыли для магазина.

Сам процесс пересчета по товарной группе практически ничем не отличается от обычной инвентаризации. Время проведения ревизии определяется исходя из посещаемости магазина посредством почеквой аналитики, наиболее предпочтительны низкие часы. Начало пересчета происходит после того, как все покупатели, в корзине которых присутствует ревизионный товар, пройдут через кассу (в среднем, в супермаркете время прохождения торгового зала покупателем заминает 15-25 минут).

Одно из необходимых условий реализации метода скользящей инвентаризации – наличие соответствующего функционала в вашей системе автоматизации учета.

  • статистика по распределению спроса на товарную группу по времени и дням недели (почековая аналитика);
  • пересчет товара с учетом текущих продаж на кассе без закрытия смены (оперативная сводка по кассам);
  • фиксация результатов пересчета независимо от изменения приходных и расходных документов задним числом;
  • объединение отдельных результатов пересчета в общий итог (например, если пересчет товарной группы выполняет несколько ответственных лиц);
  • учет доходов и расходов предприятия (финансовый учет).

Как часто нужно проводить инвентаризацию по товарной группе?

График проведения инвентаризации по товарной группе определяется для каждого из магазинов индивидуально и зависит от:

  • размера магазина;
  • наличия ресурсов (персонал, ТСД, особенности системы учета);
  • оборачиваемости товарной группы;
  • степени риска потерь по товарной группе (кража, бой, пересортица и т.д.).

Чем выше показатели потерь по товарной группе, тем чаще необходимо проводить инвентаризацию.

Как правильно оценить результат инвентаризации по товарной группе?

В результате ревизии будут выявлены расхождения между учетным остатком и итогом пересчета. Расхождения обусловлены фактическими потерями:

  • воровством;
  • физической порчей;
  • естественной убылью.

А также и другими факторами:

  • погрешностью подсчета (товар в корзине, товар не на месте);
  • пересортицей;
  • некорректной работой с учётной системой (не заведены приходные документы, бесконтрольные исправления документов задним числом и т.д.).

Важно заметить, что погрешность присутствует при любом методе проведения инвентаризации, ее можно минимизировать, но исключить полностью нельзя. В этом контексте целесообразно определить размер допустимого расхождения или допустимый коэффициент потерь по товарной группе. Допустимый коэффициент потерь выводится опытным путем на основе разбора результатов предыдущих инвентаризаций. Рассчитывается индивидуально для каждой товарной группы и напрямую зависит от параметров магазина:

  • проходимости;
  • планировки торгового зала;
  • ассортимента (размер, ценовой сегмент);
  • выкладки (открытая/закрытая).

Определение допустимого коэффициента потерь, с одной стороны, целесообразно для:

  • правильной интерпретации итогов ревизии,
  • выявления факторов риска, приводящих к фактической потере товара; минимизации воздействия этих факторов.

С другой стороны, затраты на минимизацию потерь важно соизмерять с размером этих потерь. Так, например, для дискаунтеров размер списаний в результате инвентаризации, как правило, выше чем в традиционных супермаркетах. Чаще всего, такой расклад обусловлен тем, что сведение потерь до абсолютного минимума для магазинов формата дискаунтер не целесообразно с точки зрения финансовых затрат.

Как оценить общий уровень потерь в магазине?

Безусловно, общий уровень потерь в магазине – важный показатель, особенно если речь идет об управлении сетью торговых объектов. Одним из традиционных методов оценки общего уровня потерь магазина является полная инвентаризация с закрытием магазина на переучет. Очевидно, что такую роскошь может себе позволить далеко не каждое розничное предприятие. Альтернативой такому подходу служит скользящая инвентаризация. Как и все прочие расходы, недостача по мини-ревизиям находит свое отражение на статье финансового учета предприятия. Общий итог по магазину можно получить проанализировав цифру по этой статье за отчетный период.

Вместо резюме

Возможность проведения регулярных мини-ревизий в продуктовом магазине тесно связна с ресурсами розничного предприятия, среди которых персонал и система автоматизации учета. Несмотря на первоначальные вложения, скользящие инвентаризации становятся популярнее день ото дня, т.к. позволяют минимизировать товарные потери, а значит значительно снизить постоянные затраты предприятия.

Мини-ревизии в продуктовом магазине

Все мы прекрасно знаем о том, что инвентаризация это один из важнейших процессов бизнеса и самый отличный способ контролировать сохранность товарно-материальных принадлежностей.


Каждый, кто связан с этим, знает, что для проведения полной инвентаризации понадобится много времени, и скорее всего, нужно будет приостановить работу этого магазина. Но, такую роскошь мы сможем, как правило, позволить не больше одного или двух раз в году, а что же придумать в перерывах.

Между этими огромными ревизиями вы можете проводить изредка мини-ревизии, чтобы держать свой персонал в тонусе, но главное не переборщить с их проведениями.

Рекомендую вам составить календарь для мини-ревизий по нужным товарным группам. Потому что менеджеры, которые проводят закупки, часто сталкиваются с тем, что заказывают товары практически вслепую. Не знаю почему, но почти всегда фактические остатки никогда не сходятся с остатками в базе данных.

Давайте с вами рассмотрим, что же может произойти на практике:

- во время мини-ревизии, всего специально обученного персонала может и не быть;

- как назло в этот день вы получите огромный приход только группы этого товара;
- также можете получить большой приход и других товаров;

- вместе с этой мини-ревизией задача проверить и результаты предыдущей, и тогда набегает огромный объем работы, как результат, допускается множество ошибок.

Поэтому я считаю, что с таким подходом к мини-ревизиям вы не сможете добиться желаемого результата, тогда целесообразнее всего будет провести этот процесс, когда у вас появятся необходимые для этого условия:

- чтобы вы смогли обнаружить ошибку при получении или приеме оприходованного товара;

- при проверке по факту могут иметь место минимальные остатки;

- в то время когда у вас проводится мини-ревизия, в вашем торговом зале может находиться небольшое количество покупателей;

- присутствует хорошо обученный персонал, который выходит в нужную смену или смену, которая идет по графику.

Решение о том, что будет проведена мини-ревизия, обязательно должен принять управляющий этим магазином, на основаниях служебной записки, менеджера по закупкам, если инициатором этой ревизии считается именно он, или же по основаниям текущей ситуации собственного видения. Также неплохо, когда менеджер товарной группы принимает непосредственное участие в проверке мини-ревизий, потому что он как никто другой сразу же сможет определить и найти пересортицу. Впрочем, он сможет увидеть все количество проверяемых товаров и наименований, что в последствие, даст ему опыт для заказа качественного товара.

Постарайтесь утвердить в инструкциях периодичность проводимых мини-ревизий и разделите их на группы, по отдельным видам товаров:

• еженедельно советуем проводить мини-ревизию по весовому товару, в отделах гастрономии и овощей. Так как персонал, который работает в этих отделах, имеет неплохую особенность, продать один товар за другой, то есть тот, который дешевле выдать за дорогой. Вопрос этот должен строго контролироваться не только мини-ревизиями, но и работой службы безопасности;

• по сигаретам вы можете проводить мини-ревизию как еженедельно, так и два раза в месяц. Это зависит от количества ночных кассиров и касс;

• по элитным алкогольным напиткам мини-ревизии осуществляются при наличии наименьших остатков, вместе с вашей службой охраны потому, что именно сотрудники безопасности несут за этот товар ответственность в полной мере;

• по товарам, относящимся к группе риска (станки для бритья, кофе, икра) мини-ревизию проводят, по наименьшим остаткам или когда уже точно заметны несоответствия фактическому остатку в зале.

Доказано на практике, что самое удачное время, чтобы сделать ревизию в магазине как с ночи воскресения на вторник не найти потому, что все основные продажи этой недели прошли, а менеджеры не успели еще завести товар на следующую неделю. Основания для того, чтобы проводить мини-ревизию должен дать управляющий этого магазина, и назначить ответственные лица, которые отвечают за наименование той или иной товарной группы отдельных товаров, которые нужно пересчитать.

Давайте рассмотрим примерную инструкцию для проведения мини-ревизии
- зав. складом в ночь с воскресенья по понедельник делает инвентаризацию всей нужной группы товаров, которые имеются на складе с помощью сканирования товара, на терминале сбора данных ТДС. Поэтому этот товар не попадет в зал для продажи утром, пока не будут готовы сличительные ведомости для закрытия результата;

- с 4. 00 до 8. 30 администратор в торговом зале делает инвентаризацию всего находящегося в нем в таком порядке:

1. самого опытного продавца закрепляют за отделом, который должны пересчитать по отбору образцов;

2. он должен будет пересчитать весь товар и на самом образце указать количество.

Эти образцы передаются администратору, чтобы тот просканировал их на ТДС.

Еще стоит взвесить товар, на листе указать маркировку на каждый товар по наименованию и отдать на сканирование;

- администратор, приняв информацию о товаре на ТДС, сутра должен передать ее системному администратору, чтобы тот распечатал протокол о приеме данных ТДС;

- администратор должен убедиться, проверяя по базе, закрыта ли приходно-расходная документация на тот или иной товар;
- пересчитанный товар, не выставляют в продажу, пока не будет разрешения от системного администратора;

- когда все остатки зафиксированы и принята вся информация с касс, администратор делает сличительную ведомость;

- до открытия дневной смены в 8. 20 в обычном сменном режиме к 9. 00 старший кассир, должен обеспечить отменную работу в кассовых терминалах, для этого закрывают ночную смену с 8. 15 до 8. 30;

- если обнаруживаются расхождения, которые вы сами устанавливаете (больше чем 5 штук), то проводится проверка товара, во всех секторах и складах. Когда производится пересчет, то в сличительную ведомость заносят фактическое количество этого товара и записывают в графу «Фактические остатки», после чего в ведомость ставится подпись проверяющего;

- после того, как все изменения внесены, и проверка расхождений занесена в сличительную ведомость, тогда системный администратор подбивает результаты и отдает его управляющему магазина на подпись;

- после подписания управляющим акта он отдает его Генеральному директору для утверждения.

Источники: http://vse-temu.org/new-kak-provoditsya-reviziya-v-magazine.html, http://www.dalion.ru/information/publication/63258/, http://forumbusiness.net/showthread.php?t=21975




Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением




Статьи по теме