» Как правильно проводить

Как правильно проводить совещания

6 правил проведения совещаний, которые улучшат их результативность

Плохо организованные совещания абсолютно бесполезны и даже вредны. Потому что сами по себе они добавочной стоимости не создают, а вот времени на них тратиться может огромное количество. Каким должно быть собрание, чтобы действительно двигать, а не стопорить рабочий процесс? Как сделать его полезным при минимуме затрачиваемого времени? Ответы на эти вопросы не вычитаешь в книге, не услышишь на конференции и семинаре. Однако, обобщив и проанализировав опыт, я разработала шесть основных правил проведения совещаний.

руководитель департамента мероприятий в России, Пять звезд

В этой статье вы прочитаете:

• Ключевые правила проведения совещаний
• Примеры проведения совещаний

Правила проведения совещаний, о которых пойдет речь в статье, разработаны мной на основе многолетнего корпоративного опыта. Надеюсь, они помогут вам ответить на вопросы: Как правильно проводить совещания? Какие правила проведения совещаний необходимо учесть?

Правило № 1. Хороший менеджер ищет не повода назначить совещание, а возможности избежать его

Как правильно проводить совещание, чтобы повысить его результативность? Эффективность собрания можно рассчитать чисто математически. Десять человек тратят на то, чтобы обсудить тезис, гораздо больше времени, чем двое: каждому нужно высказаться, каждого придется выслушать. Тем более что во время собраний коллективная мысль принимает самые причудливые формы.

Если отвлечься от идеи дисциплины, действительно ли всем участникам, приглашенным на совещание, необходимо на нем присутствовать? Не эффективнее ли будет серия коротких встреч с глазу на глаз? К тому же во время совещания возникает так называемая групповая динамика, когда случайное доколе? грозит перерасти в стихийное раздражение. Насколько эффективным будет обсуждение проблемы в такой обстановке?

• Как сплотить коллектив и увеличить показатели продаж

И уж точно не следует проводить собрание, если нужно отчитать сотрудника. Увольняйте, если больше не верите в его успех, или беседуйте наедине. Ругать человека прилюдно значит свести его мотивацию к нулю. Также не стоит собирать совещание, если надо обсудить проблему, в которой вы еще не разобрались и даже не представляете, как разложить ее по задачам. Такое собрание — это разговор ни о чем.

• Как правильно уволить сотрудника: ключевые сложности и риски

Правило № 2. Каждому собранию — свой формат в зависимости от цели

Для каждого типа собраний существует наиболее удобный формат, и поэтому, планируя совещание, руководитель должен ответить себе на вопрос: какова моя цель? И если ответа на этот вопрос нет (или он сформулирован как обсудить ), не стоит торопиться назначать время и дату. Собрание, не имеющее цели, не может привести к результату.

Правило № 3. Придерживаться сценария

Планируя совещание, непременно продумайте его сценарий в зависимости от цели собрания, состава участников и выбранного формата. Сценарий проблемного собрания может выглядеть как на рисунке 1, а может и по-другому. Универсальное правило проведения совещания здесь только одно: в хорошем совещании, как и в хорошей драме, должны быть завязка, развитие действия, кульминация и развязка.

Правило № 4. Необходимо тщательно подготовиться к собранию

Начинать процесс подготовки к собранию следует с хорошей пояснительной записки по проблеме, которую планируется рассматривать на совещании. Записка направляется всем участвующим в обсуждении руководителям и специалистам. Такое письмо излагает факты, формулирует вопросы и дает возможность сформировать конкретные предложения и всесторонне их обдумать, базируясь не на предположениях, а на объективных данных. А после собрания следует написать письмо-протокол. показывающее, какого прогресса удалось достичь. Это письмо содержит уже конкретный план действий.

В комплексном плане решения какой-либо проблемы совещание — это серединка сэндвича . Весь план может выглядеть, например, как на рисунке 2. На этом примере легко увидеть, что собрание само по себе проблем не решает. Шаг 2 без предваряющего его шага 1 превратится в действо эмоциональное, но ничем не подкрепленное, как и шаг 5.

Относитесь с уважением ко времени участников совещания: готовьтесь к нему сами и помогайте подготовиться коллегам, чтобы потом использовать общие 20–30 минут с максимальным КПД.

Правило № 5. Решить, какие совещания, для чего и как часто будут проводиться

Частота проведения собраний зависит от типа собраний, их целей и сферы деятельности компании. Например, ведущие проект разработчики ПО проводят scrum-meeting ₁ каждый день, но для работников коммерческого отдела можно рекомендовать вторник и четверг.

_{1Scrum — набор организационных принципов, применяемых при разработке программного обеспечения, особенно в сжатые сроки. Сам спортивный термин scrum позаимствован из регби и означает схватку вокруг мяча.Scrum-meeting— ежедневное жестко структурированное15-минутноесобрание команды, пульс проекта.}

В любом случае коммерческий директор может разработать для своей компании некий пакет совещаний (таблица 1). Обязательно обратите внимание на формулировку построить алгоритм устранения проблемы — она очень важна.

Ведь совещание проводится именно для того, чтобы составить план действий, руководствуясь которым мы устраним проблему и перестроим нашу работу так, чтобы она не появлялась впредь. Конечно, невозможно полностью абстрагироваться от вопроса кто виноват? , но ответ на него необходим для того, чтобы затем поставить вопрос что делать? .

Таблица 1. Форматы корпоративных собраний

Как проводить совещания?

Совещание – это инструмент управления, посвященный обсуждению рабочих вопросов. В наше время не каждый руководитель четко понимает, как проводить совещания и в каких случаях использовать этот распространенный управленческий инструмент, чтобы он приносил результат. Большинство проводимых совещаний являются пустой и неэффективной тратой времени, именно поэтому большая часть сотрудников с недоверием и сомнением относятся к ним.

Задачи проводимого совещания обычно сводятся к передаче информации, оценке реакции рабочего коллектива и ситуации в целом, выработке совместных действий и принятию коллективного решения. Правильная организация совещаний позволяет руководителю легко и быстро решить поставленные вопросы.

Положительные аспекты совещания

• Данный инструмент управления при правильном проведении обеспечивает лояльность всех работников, принимающих участие в совещании, к его решению. Даже при авторитарном стиле управления большая часть участников станет уважительно относиться к принятому коллективному решению.
• Обычно совещание привлекает дополнительные ресурсы для решения конкретной задачи или вопроса. Правильно проведенное совещание расширяет проблему в сложившейся ситуации и увеличивает варианты её решения.
• Данный инструмент позволяет быстро узнать о потребностях и настроениях сотрудников, о происходящем в компании и её проблемах, об отношении работников к руководству и многое другое.

Конечно, проведение совещаний требует затрат времени как сотрудников, так и руководящего состава, что порой создает неудобства, однако правильная организация обычно сокращает время проведения максимум до полутора часов.

Ошибки в организации совещаний

• Отсутствие четкой постановки цели. Организатор должен осознавать, какой результат он хочет достичь по окончании совещания. Для эффективности нужно поставить конкретные задачи и определить цель.
• Неполная подготовка к совещанию. Давайте рассмотрим на примере: ваша компания хочет изменить у персонала отношение к системе финансирования. Цель – это повышение лояльности. Сотрудникам заранее раздаются материалы, в которых изложены вопросы, требующие обсуждения. Однако в данных материалах отсутствует грамотно составленная вступительная статья, которая должна доступно объяснить позицию руководства по данным вопросам. В результате время совещания потрачено на разъяснение недопониманий по данным задачам, а цель не достигнута.
• Размытые границы совещания – это отсутствие четких временных рамок. Непродуманный инструмент управления может растянуться на неопределенное время благодаря непродуманности всей структуры.
• Отсутствие мотивации и опыта у ведущего совещания. Обычно такая ситуация происходит, когда высшее руководство обязует руководителей отделов проводить еженедельно планерки, а отсутствие опыта и непонимание правильного использования данного инструмента приводит к отсутствию нужных результатов, и это является пустой тратой времени для всех в целом.
• Несоответствующая цель. Подготовка совещания предполагает использование данного инструмента по назначению. Очень многие при проведении совещания тратят время на неадекватные цели. Например, в одной компании генеральный директор, надеясь повысить у руководителей среднего звена навыки в управлении своими подчиненными, тратил на это 4-5 часов еженедельно, не обсуждая других, более важных для компании вопросов.
• Противоречие целей и методов данного инструмента. Например, при постановке вопроса о принятии совместного решения руководитель совещания тратит на собственный монолог более часа. В конце, когда все устали, он предлагает обсудить вопрос, требующий коллективного решения. В результате конструктивного обсуждения не получается, так как все уже устали и поскорее хотят вернуться к своей работе.

Методы проведения совещания

Существуют разные методы проведения совещаний. Одни более эффективны, другие менее. Давайте рассмотрим основные, наиболее часто применяемые методы, помогающие в решении первостепенных задач.

• Обмен мнениями. В этом методе каждый участник совещания высказывается или отвечает на конкретный вопрос по заданной теме. Например: «Ваша оценка в отношении рисков для данного проекта».
• Доклад – это выступление одного участника по определенной теме. Важно ограничить время доклада, это не более 10 минут. Если время, затраченное на выступление, будет больше, то внимание слушателей рассеется и информация не будет усвоена в полном объеме.
• Обсуждение – это когда любой желающий сотрудник берет слово для высказывания собственного мнения по обсуждаемому вопросу. Этот метод не обязывает всех участников к выступлению. Данный инструмент очень эффективен при наличии спорных вопросов у коллектива.

Мозговой штурм – в этом методе все участники хаотично придумывают решения для конкретно поставленной проблемы. Основная задача этого инструмента – собрать как можно больше мнений и идей по решению конкретного вопроса. В будущем, из полученного многообразия выбираются варианты, наиболее подходящие для конкретной задачи. Это метод использует весь групповой ресурс и позволяет творчески подойти к решению сложного вопроса.

Конструктивное совещание

В совещании существуют два момента, которые необходимо держать под контролем ведущему. Первое – это предмет совещания, который необходимо согласовать или донести до всех участников. Второе – это отношения между всеми сотрудниками, участвующими в совещании.

План совещания делится на несколько этапов, которые ведущий должен учитывать:

• Подготовительный этап - здесь ведущему необходимо настроить участников на плодотворное взаимодействие и выдать необходимую информацию.
• Начало совещания – задается тон совещания и формулируются цели и тема.
• Основная часть – на данном этапе озвучиваются задачи и вопросы, а также обеспечивается рабочий процесс, способствующий принятию решений по необходимым вопросам.

Завершение совещания – здесь обычно оглашается решение или выдается копия в письменном виде каждому участнику, а также важным является эмоционально-дружеское завершение процесса взаимодействия между всеми участниками.

Эффективно провести любое совещание не так уж и сложно, главное - четко придерживаться составленного плана, а именно:

• Четкая постановка цели;
• Определение приемов проведения совещания;
• Установление времени начала и окончания совещания;
• Оставить время для вопросов и личных высказываний участников;
• Определить лимит выступления для себя и принимающих участие сотрудников.

Пон 30 тра, 14:23

Правило №1. Конкретизируйте.

Главная проблема проведения совещаний заключается в том, что каждый человек имеет свои взгляды на проблему, свои интересы, свое мнение. При этом на совещании, чтобы принять правильное решение, необходимо всех этих людей объединить.

Кроме того, носители разных стилей по-разному интерпретируют одни и те же слова. К примеру, под словом «планирование» импульсивный Предприниматель (Е) понимает формулировку желаемого состояния. Для Производителя (P) это слово вообще чуждо, поскольку он все время погружен в решение текущих проблем и не привык загадывать наперед. Для педантичного Администратора (А) процесс планирования заключается в прогнозировании и составлении нового бюджета. Интегратор (І), в свою очередь, под составлением плана подразумевает процесс взаимодействия всех членов команды в процессе планирования. Каждый «на своей волне».

Правило №2. Создайте доброжелательную атмосферу

Начинайте собрание только тогда, когда люди расслаблены. В атмосфере всеобщего возбуждения и напряженности продуктивности не добиться. Прежде, чем открыть совещание, попросите собравшихся сделать глубокий вдох и выдох. Это поможет несколько снизить градус напряженности и настроиться на позитивный лад.

Правило №3. Дайте людям возможность говорить. Говорить по правилам.

Чтобы высказать свою точку зрения, каждый выступающий должен иметь право говорить ровно столько, сколько ему нужно. При этом никто не может его перебивать. Ни жестами, ни словом. Каждый, кто вольно или невольно перебьет выступающего, должен заплатить штраф в виде пожертвования какой-нибудь благотворительной организации или фонду.

После того, как говорящий закончил выступление, ему необходимо подать знак – обвести всех взглядом, а потом посмотреть направо. Почему именно вправо? В соответствии с принципами нейролингвистического программирования этот прием означает, что человек обращается в будущее. К слову, стрелки часов также идут по кругу строго слева направо.

Следующим эстафету выступающего принимает тот, кто первый поднимет руку справа от предыдущего оратора. Если тот, кто находится слева, сделал это быстрее, то ему придется подождать.

Правило №4. Называйте людей по имени

Говорящий закончил свою речь. Перед тем, как передать право говорить следующему коллеге, он должен обратиться к нему по имени или по имени отчеству. Такое обращение подчеркивает уважение к человеку, позволяет охладить накаленную обстановку и избавиться от тени враждебности.

Правило №5. Ограничьте время собрания

Остерегайтесь растягивать совещания до бесконечности. Оптимальное время проведение летучки – 1 час 20 минут. Длительные собрания – прямая угроза продуктивности работы и работоспособности персонала. Зная, что время ограничено, люди лучше концентрируются и максимально сосредотачивают свое внимание на проблеме.

Правило №6. Начинайте совещание вовремя

Возьмите себе за привычку начинать совещание своевременно. Не опаздывайте и не позволяйте опаздывать другим. Если все-таки такое произошло, то опоздавший должен заплатить штраф либо сделать 10 отжиманий. Если отжимания не по душе, придумайте на свое усмотрение что-то безобидное.

То же самое касается ухода раньше времени. Покинувший зал заседаний не имеет права вернуться обратно. Учите сотрудников ценить и бережно распоряжаться этим драгоценным ресурсом - своим и чужим временем. Поверьте, этот подход дисциплинирует и приносит хорошие результаты.

Правило № 7. Забудьте о смартфонах.

Никаких смартфонов и звонков. Никаких лэптопов и проверки электронной почты. Никаких подписываний документов и прочей бумажной требухи. Делая все вышеперечисленное, вы отвлекаете коллег от рабочего процесса. Тем самым вы выражаете свое неуважительное отношение к ним. Поэтому на то недолгое время встречи наложите на гаджеты и бумажную работу табу.

Правило №8. Не путайте «действительное, желаемое и требуемое»

Четко разграничьте следующие понятия: действительное (я сделаю), желаемое (я хочу сделать) и требуемое (мне следует сделать). Как правило, люди склонны путать эти три понятия, из-за чего происходит неразбериха, и задачи оказываются невыполненными.

Правило №9. Разбирайте «полет» поэтапно: вопросы, сомнения, возражения

Для того, чтобы обсуждение предложенного вопроса не превратилось в сумбур и беспорядок, Ицхак Адизес предлагает рассматривать спорные вопросы поэтапно.

Первое, что нужно сделать каждому участнику сборов, это поделить лист бумаги на три части. В первой части необходимо записать все вопросы, во второй – сомнения, в третьей – возражения. Говоря о вопросах, имеется ввиду получение дополнительной информации, которая необходима, чтобы развеять сомнения по поводу окончательного решения. Сомнения означают, что человека что-то смущает, и он не уверен, что решение приведет к желаемому результату. И, наконец, возражения – это причины, по которым человек не согласен с выдвинутыми вариантами решения проблемы.

Итак, первое, с чего начинается обсуждение, это вопросы. Все выясняют для себя неясные моменты. Вопросы не воспринимаются в штыки, поскольку единственная цель – получить больше информации. С каждым новым ответом на вопрос в решение вносят поправки, и оно становится все более согласованным.

Затем настает черед сомнений. Доктор Адизес рекомендует сомнения трансформировать в вопросы, соответственно, возражения - в сомнения. После того, как получены все ответы на очередные вопросы (бывшие сомнения), то же самое он предлагает сделать с сомнениями (бывшими возражениями). Таким, образом, получив ответы на все интересующие вопросы, окончательно развеяв все сомнения и избавившись от возражений, команда управленцев получает согласованное, усовершенствованное и предельно ясное решение. Без шума и пыли, как говорится.

Правило №10. Прислушивайтесь к уровню шума

Когда вы едите по шоссе и вдруг замечаете, что двигатель вашего автомобиля начинает издавать какие-то странные звуки, что вы делаете? Останавливаетесь, чтобы проверить, есть ли неисправность.

То же самое необходимо делать в компании. Когда в ходе встречи вы замечаете, что уровень шума заметно увеличился, прервите его. Сделайте паузу. Конфликт перестает быть конструктивным. Ссора разгорается. Как из рога изобилия начинают сыпаться взаимные обвинения, придирки и даже бранные слова. Не ждите, пока двигатель загорится во время движения. Просто притормозите. Иногда людям требуется время, чтобы хорошенько обдумать обсуждаемый вопрос.

Подбивая итог, можно смело заявить о том, что правила – единственный способ объединить всех игроков на одном поле. Без соблюдения конкретных установок представители разных стилей не смогут наладить эффективную коммуникацию, что приведет к стычкам, взаимному непониманию и застопорит движение компании вперед. Поэтому, возьмите правила проведения совещаний по Адизесу себе на заметку. Придерживаясь хотя бы некоторых из них, вы укрепите взаимное уважение и доверие, которые являются корнем успешного решения всех проблем.

Источники: http://www.kom-dir.ru/article/1000-6-pravil-provedeniya-soveshchaniy, http://elhow.ru/rabota/delovoj-etiket/kak-provodit-sovecshanija, http://forum.finance.ua/topic188572.html

Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением