» Как правильно заполнять

Как правильно заполнять путевые листы образец

Заполнение путевого листа: образец и рекомендации

Оформление и заполнение путевого листа - процесс непростой. Он традиционно вызывает множество вопросов у бухгалтеров. Рассмотрим последние разъяснения Минфина по тому, как правильно заполнять путевые листы и исключить ошибки в них.

Форму путевого листа можно разработать самостоятельно

Начиная с 1 января года компании самостоятельно разрабатывают формы первичных учетных документов (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ О бухгалтерском учете , далее — Закон № 402-ФЗ). Это относится и к путевому листу. Заполнение путевого листа:

При этом важно помнить, что документ должен содержать все обязательные реквизиты, утвержденные приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов .

При этом финансисты не дают четкого ответа на вопрос о том, вправе ли организация применять путевые листы по самостоятельно разработанным формам, если она использует транспорт на внутренней территории. Так, на частный запрос налогоплательщика, о необходимости использования унифицированной формы путевого листа финансовое ведомство ответило весьма уклончиво (письмо Минфина России от 06.03.13 № 03-03-06/1/6700 ):

В соответствии с Федеральным законом от 06.12.11 № 402-ФЗ О бухгалтерском учете с 1 января г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) .

Когда суды признают расходы на ГСМ обоснованными и без путевого листа

Нередко на практике суды соглашаются, что для документального подтверждения затрат на ГСМ путевой лист не нужен. Но только в том случае, если организация, отражающая в учете расходы на ГСМ, не является автотранспортной. Такие выводы, в частности, содержит постановление ФАС Московского округа от 25.10.12 № А40-13623/12-75-66 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 21.02.13 № ВАС-1181/13 ).

Кроме того, важно, чтобы такие затраты были подтверждены иными документами (чеками ККТ на приобретение топлива)

На какой срок можно оформить путевой лист

В то время, когда компании обязаны были применять форму путевого листа, утвержденную постановлением № 78, они могли оформлять этот документ только на один день или смену. Такой порядок был предусмотрен пунктом 2 Указаний по применению и заполнению форм, приведенных в приложении к постановлению № 78.

При этом Минфин России в письме от 30.11.12 № 03-03-07/51 пришел к выводу, что первичные документы налогоплательщик составляет таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенных расходов. Ведомство подчеркнуло, что профессиональные перевозчики оформление и заполнение путевого листа должны осуществлять ежедневно.

А вот организации, не являющиеся автотранспортными, могут разработать форму путевого листа самостоятельно и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Порядка заполнения путевого листа, утв. приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов ).

Сейчас все компании могут разрабатывать форму путевого листа сами. А значит, и самостоятельно устанавливать срок, на который они оформляют этот документ. Соответственно оформление и заполнение путевого листа осуществляется в порядке и сроки, которые установит руководитель огранизации.

Маршрут следования автомобиля обязательно надо отобразить в путевом листе

Минфин России не раз отмечал, что при заполнении путевого листа водителю необходимо отразить весь маршрут движения по всем пунктам следования автомобиля.

Дело в том, что цель составления путевого листа — подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях.

Указанные разъяснения финансовое ведомство давало в отношении самостоятельно разработанных форм путевых листов в тот период, когда автотранспортные компании обязаны были применять унифицированные формы. Напомним, что на оборотной стороне этого документа организация отражала информацию о маршруте следования автомобиля: место отправления и назначения, время выезда и возвращения, количество пройденных километров.

Доводы чиновников справедливы и в настоящее время, поскольку сейчас все компании могут утвердить свою форму путевого листа (образец смотрите выше).

Путевой лист нужен и в том случае, если сотрудник использует личное авто

Нередко работники используют личный транспорт в служебных целях, а компания выплачивает им компенсацию (ст. 188 ТК РФ ). Для этого сотрудник должен подтвердить право собственности на автомобиль, а также величину расходов, понесенных в связи с его использованием.

В частности, в письме от 27.06.13 № 03-04-05/24421 Минфин России отметил следующее: только при наличии путевого листа выплаченная за использование личного транспорта компенсация освобождается от НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Учитывать при расчете налога на прибыль такую компенсацию можно также лишь в том случае, если сотрудник надлежаще оформил путевой лист. На это прямо указал Минфин России в письме от 23.09.13 № 03-03-06/1/39406. При отсутствии путевого листа инспекторы, вероятнее всего, исключат сумму спорной компенсации из налоговых расходов компании. То есть в данной ситуации заполнение путевого листа необходимо.

Если путевого листа нет, придется удерживать НДФЛ

Минфин России напомнил, что если сотрудник компании использует служебный автомобиль без путевых листов и иных подтверждающих документов, то у такого физлица возникает экономическая выгода (ст. 41 НК РФ ).

Следовательно, из заработной платы и иного дохода водителя компании-работодателю в качестве налогового агента придется удержать НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.14 № 03-04-05/28243 ). Или сообщить сотруднику и инспекторам о невозможности такого удержания (п. 5 ст. 226 НК РФ ).

Путевой лист легкового автомобиля по форме 3 в бухучете

Бланк путевого листа легкового автомобиля.xls

Образец путевого листа легкового автомобиля.docx

Путевой лист легкового автомобиля - форма 3унифицированная — неотъемлемый элемент бухгалтерского документооборота транспортных предприятий. Каковы ключевые нюансы формирования данного документа, а также использования его в бухгалтерском учете?

Обязательно ли оформление путевого листа легкового автомобиля?

Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ осуществление перевозок граждан, багажа, грузов посредством городского транспорта, в частности, на автобусах или трамваях, легковых и грузовых машинах, без оформления такого документа, как путевой лист, не допускается. Данная норма закона касается деятельности субъектов, предоставляющих услуги посредством различных типов транспорта, используемого в рамках российской транспортной системы (п. 1. ст. 1 ФЗ № 259).

Если фирма не предоставляет услуг в области транспортных перевозок, но использует в своей работе автомашины, то соответствующие листы могут рассматриваться как источник, с помощью которого бухгалтерия может подтверждать и списывать расходы на ГСМ, уменьшая, таким образом, налогооблагаемую базу (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если работник компании ездит по работе на личной машине и получает денежную компенсацию за топливо, то он также обязан заполнять в необходимом количестве путевые листы, иначе работодателю придется начислить на соответствующую компенсацию НДФЛ (данной позиции придерживается Минфин РФ в письме от 27.06. № 03-04-05/24421).

Какой нужно использовать бланк путевого листа легкового автомобиля в году?

Традиционно формируется путевой лист на основе формы 3. которая была введена в практику бухучета постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. С года она, как и другие унифицированные формы, перестала быть обязательной. В году налогоплательщики вправе, таким образом, использовать собственные бланки для оформления путевых листов легковых автомобилей. Однако структура формы путевого листа легкового автомобиля. утвержденной Госкомстатом, полностью соответствует законодательным требованиям, зафиксированным в приказе Минтранса от 18.09.2008 № 152. К тому же данный документ часто рассматривается как один из самых удобных, а потому для предприятий транспортной сферы попросту нет особой необходимости пользоваться альтернативными вариантами путевых листов.

Подходящий для любого современного транспортного предприятия бланк путевого листа легкового автомобиля доступен на нашем сайте. Рассматриваемый бланк составлен на основе унифицированной формы № 3:

Каковы основные бухгалтерские процедуры, проводимые на основании формы 3?

В числе наиболее распространенных процедур, связанных с осуществлением российскими фирмами бухгалтерского учета, — списание на основании путевого листа легкового автомобиля формы 3 израсходованных ГСМ на затраты предприятия. Как правило, это предполагает использование счета 20, корреспондирующего с субсчетом 10.3 счета 10. Реже используется счет 23. Для списания ГСМ при служебном пользовании автомобилем может задействоваться счет 26, в торговых организациях — счет 44.

Списание ГСМ в расходы осуществляется следующей проводкой: Дт 20 (или 23, 26, 44) – Кт 10.3. При этом в регистрах бухучета фиксируется сумма, отражающая фактический объем израсходованных ГСМ по форме 3.

Где можно ознакомиться с образцом заполнения путевого листа легкового автомобиля года?

Получить актуальный образец заполнения путевого листа легкового автомобиля года вы всегда можете на нашем сайте. В качестве бланка для его оформления мы использовали удобную унифицированную форму 3, особенности которой рассмотрены выше. Таким образом, скачивая образец путевого листа легкового автомобиля года, составленный нашими экспертами, вы можете быть уверены, что он полностью соответствует законодательным критериям.

Как выглядит образец путевого листа легкового автомобиля на месяц?

Отметим, что месяц — это предельный срок, на который может заполняться, в соответствии с законодательством, путевой лист (п. 10. приказа Минтранса Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов от 18.09.2008 № 152).

В целом путевой лист легкового автомобиля формы 3 на месяц заполняется так же, как и обычный, но в нём, как правило, возникает необходимость указать конкретный день выезда машины на задание и возврата в гараж.

Источник: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/putevoj_list_legkovogo_avtomobilya_po_forme_3_v_buhuchete/

Как оформить путевой лист легкового автомобиля (образец)?

Новости по тематике

Путевой лист легкового автомобиля– это первичный документ, который отражает результаты работы транспорта в конкретной организации. Более того, этот документ необходим для расчета заработной платы водителям. Как оформить путевой лист легкового автомобиля, вы узнаете из статьи ниже.

Что такое путевой лист легкового автомобиля

Путевой лист является документом строгой отчетности и необходим для фиксирования расхода ГСМ, расчета заработной платы водителям, начисления амортизации на автомобиль, учета затрат на автопарк и т. д. То есть его потребность аргументируется экономической стороной вопроса. Больше всего он нужен бухгалтерии и сотрудникам налоговой инспекции.

Путевые листы в организации должны выдаваться на все автомобили, которые она использует, включая арендованные.

Говоря об организации в контексте данной статьи, мы имеем в виду и ИП, так как они также могут являться владельцами автопарка.

Путевой лист выписывается, как правило, на смену или на один рабочий день. Однако законодатель предусмотрел вариант оформления документа на месяц, например в случае командировки водителя.

Более того, если одним автомобилем управляют несколько водителей, то на каждого должен быть выписан свой маршрутный лист.

Исходя из вышеизложенного, делаем вывод о том, что путевой лист нужен только на те автомобили, которые используются в интересах организации и относятся к ее автопарку. Если автомобиль принадлежит физическому лицу и применяется только в личных целях, то никаких дополнительных документов оформлять не нужно.

Кроме того, управление транспортным средством без путевого листа запрещается в следующих случаях:

1. При перевозке граждан с багажом.
2. При транспортировке грузов автобусом, трамваем, троллейбусом, легковым или грузовым автомобилями.

Путевой лист также вправе запросить сотрудники ГИБДД. За отсутствие документа у водителя ч. 2 ст. 12.13 КоАП предусмотрено предупреждение или штраф – 500 рублей.

Несмотря на то что форма путевого листа легкового автомобиля утверждена постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, в нем есть оговорка о том, что эту форму организации применять не обязаны – они вправе разработать свой образец и использовать его для учета расхода ГСМ.

Кроме того, постановлением № 78 не утверждается форма листа для ИП, она рекомендована только юридическим лицам. ИП разрабатывают свою форму самостоятельно.

Однако утвержденный в организации образец путевого листа автомобиля должен содержать в себе обязательные реквизиты:

• название и номер документа;
• информацию о сроках действия;
• информацию о водителе;
• сведения о легковом автомобиле;
• сведения о владельце автомобиля.

Разработчики могут помимо обязательных реквизитов включить в путевой лист другую информацию, которая учитывает особенности эксплуатации легкового автомобиля на конкретном предприятии.

Минфин разъяснил, что применение самовольного путевого листа возможно только для легковых автомобилей, и то если они не транспортируют груз или пассажиров.

Образец путевого листа легкового автомобиля

В качестве образца путевого листа предлагаем вашему вниманию утвержденную Форму № 3.

Итак, путевой лист легкового автомобиля содержит в себе 2 стороны одного документа – лицевую и оборотную. Как правило, путевой лист изготавливается в типографии.

Лицевая сторона включает в себя следующие реквизиты:

• серия, номер и дата оформления документа;
• наименование организации;
• марка машины и госномер;
• данные водителя и его прав;
• информация о задании водителю;
• сведения о технической исправности автомобиля.

Оборотная сторона путевого листа легкового автомобиля состоит из таблицы, в которой имеется 6 граф:

• номер по порядку;
• код заказчика;
• место отправления/назначения;
• время выезда/возвращения;
• пройденный километраж;
• подпись водителя.

Далее идет информация о результатах работы водителя за смену, а именно: количество часов, километраж и расчет заработной платы. Ниже ставится подпись сотрудника, который расчет произвел, и ее расшифровка.

Как оформить путевой лист легкового автомобиля на месяц (образец )?

Путевой лист должен оформляться на каждый автомобиль, который используется в организации. Законодатель предусмотрел, что документ может быть заполнен как на один день, так и на месяц.

Документ заполняется уполномоченным лицом. Водитель допускается к записям только в части, его касающейся.

В наименовании листа должен быть указан тип транспортного средства, например легковой автомобиль. Далее уполномоченное лицо организации проставляет порядковый номер и ставит штамп организации.

Как правило, время выезда и заезда автомобиля в парк, а также его километраж проставляются все тем же уполномоченным лицом за его подписью.

Несколько слов о назначении ответственных лиц. Приказом руководителя организации конкретному работнику вменяются обязанности по управлению автомобильным парком. Может быть введена специальная должность, например механик или начальник гаража. Наименование должности роли не играет – главное, чтобы в должностной инструкции работника были детально прописаны его обязанности, в том числе о предосмотре автомобиля перед выездом и заполнении путевых листов.

Срок хранения путевых листов – 5 лет.

На предприятии должен вестись журнал учета движения путевых листов. Он состоит из следующих граф:

• порядковый номер документа;
• дата его оформления;
• ФИО и табельный номер водителя;
• гаражный номер автомобиля;
• подписи водителя, уполномоченного лица и бухгалтера;
• примечания.

Все путевые листы, выданные в организации, должны быть записаны в данном журнале.

Таким образом, путевой лист должен выдаваться на все автомобили, имеющиеся в автопарке конкретной организации. Документ оформляется на один день (смену) или на месяц. Если автомобилем управляют несколько водителей, то путевой лист выписывается на каждого. Бланки подлежат строгой отчетности, сведения о них заносятся в специальный журнал.

Источник: http://sovetnik.consultant.ru/perevozki/kak_oformit_putevoj_list_legkovogo_avtomobilya_obrazec/

Источники: http://m.glavbukh.ru/art/21357-zapolnenie-putevogo-lista-obrazets-i-rekomendatsii, http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/putevoj_list_legkovogo_avtomobilya_po_forme_3_v_buhuchete/, http://sovetnik.consultant.ru/perevozki/kak_oformit_putevoj_list_legkovogo_avtomobilya_obrazec/

Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением